Een werkinstructie is een voorbeeld van hoe bepaalde verschillende taken op het werkveld zelfstandig uitgevoerd moeten worden. De manier en de wijze waarop dit gedaan wordt en gebeurd wordt volgens een instructie beschreven. Een werkinstructie moet voldoen aan alle details die nodig zijn om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Daarnaast moet iemand die pas begint alles kunnen begrijpen. Dus het verwoorden van een werkinstructie moet makkelijk zijn en makkelijk beschreven zijn, zodat iedereen het begrijpt. Het begrijpen van wat er beschreven wordt is van uiterste belang om het van begin af aan te leren. Zo maak je minder snel fouten en voer je de taken goed uit. Ook vergis je, je zo minder snel. De persoon die een werkinstructie leest begrijpt wat die moet doen en hoe dit deze werkzaamheid moet uitvoeren. Ook is een werkinstructie erg fijn om te gebruiken als werkgever. Zo hoef je namelijk niet alles vaker uit te leggen, de werknemer kan het namelijk zelf lezen. Daarnaast is er geen herhaling nodig. Het gebruiken van een werkinstructie is daarnaast ook veel veilig. Een werkinstructie kan online of fysiek gegeven worden of gemaakt zijn. In het Engels is dit een work instruction software.

Hoe ziet een goede werkinstructie eruit?

Een werkinstructie of work instruction software is een groot stappenplan voor verschillende taken of een taak. Dit stappenplan bestaat uit korte zinnen die aansprekend zijn en begrijpelijk. Het doel van de instructie staat altijd aan het begin. Zo weten lezers of nieuwe werknemers waar de werkinstructie over gaat en wat ze moeten kunnen en begrijpen aan het eind. Een werkinstructie is ook erg geordend en overzichtelijk. Dit om de lezers het gemakkelijk te maken en geen verveling of verwarring te veroorzaken. Ook is dit erg makkelijk als iemand iets een keer is vergeten. Die persoon kan dan alles eenvoudig terugzoeken in het document of de work  instruction software. Het gebruik van genoeg witregels, tussenkopjes, titels, dikgedrukte worden zijn dan ook zeker wenselijk. Het gebruik van een werkinstructie wordt zo ook veel meer toegankelijker.

Het verschil tussen een online en fysieke werkinstructie

Een werkinstructie kan naast een document ook verteld worden aan de werknemers. Zo laten ze vaak de handelingen en de taken die uitgevoerd moeten worden zien. Zo schetsen ze meteen een beeld van hoe het precies moet en is alles duidelijk in spreektaal. Ook het stellen van vragen is veel makkelijker via een fysieke uitleg. Daarnaast is een werkinstructie ook vaak uitgetypt in een document. In dit document staan dan alle benodigdheden die een werknemer nodig heeft. Het stellen van vragen hierbij gaat meestal dan via iemand die uiteindelijk fysiek het voor doet.

Daarnaast is het geven van een fysiek voorbeeld wenselijk. Om toch te laten zien hoe iemand de werkinstructie daadwerkelijk door loopt. Een work instruction software is een software die speciaal is ontwikkeld voor werknemers die niet goed begrijpen hoe iets moet of nieuwe functies en/of taken krijgen. Ook voor werknemers die het niet goed meer weten kunnen dit gebruiken. Deze tool is online via een computer of ander device te bekijken. Dit kan een ontwikkelde app bijvoorbeeld zijn. Zo kan iedere werknemer in zijn eigen omgeving en precies zijn wat zijn werkinstructies zijn. Het verschil is dus puur het online gebruik of het offline gebruik. Het verschil tussen een Oled en een Qled is met een instructie ook makkelijk uit te leggen bijvoorbeeld.