Als ondernemer kom je onvermijdelijk in aanraking met zowel administratie als boekhouding. Toch worden deze begrippen vaak door elkaar gehaald en in verkeerde situaties benoemd. Tijd voor opheldering! Samengevat, het verschil tussen administratie en boekhouding is dat boekhouding slechts het financiële onderdeel van uw volledige administratie is. In deze blog lees je de definitie van beide begrippen en nog meer verschillen.
Wat is administratie?
Administratie is het bijhouden van alle gegevens die met een onderneming te maken hebben. Denk hierbij dus niet alleen aan bonnetjes, maar ook aan klantgegevens, voorraad en personeelszaken. Door deze zaken secuur bij te houden weet je exact wat er allemaal in een onderneming gebeurt. Administratie is een verzamelnaam voor alle gegevens van een onderneming die digitaal of op papier vastgelegd zijn. Het gaat niet alleen over verplichte zaken die je voor de Belastingdienst nodig hebt, maar ook andere randzaken zoals:
- Contracten en overeenkomsten met partners
- Contracten met medewerkers
- Afspraken
- Software en databestanden
- Urenregistratie
- Salarisadministratie
Het bijhouden van de administratie is veel werk. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om administratie uit te besteden. Op deze manier kunnen ondernemers zich volledig focussen op de kernactiviteiten van het bedrijf. Bijvoorbeeld het bijhouden van dagelijkse facturen of het uitbesteden van salarisadministratie bespaart veel energie en tijd, wat kostbaar is voor een drukke onderneming.
Wat is een boekhouding?
Boekhouden is het financiële onderdeel van administratie. Dit betekent het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven, zodat er een goed overzicht is van de financiële situatie van een bedrijf. Als boekhouder houdt je bij wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Denk hierbij aan:
- Verkoopfacturen
- Inkoopfacturen
- Bonnetjes
- Debiteurenbeheer
- Het inboeken op basis van journaalposten
- Het maken van kastransacties
Het verschil tussen administratie en boekhouding
Oké, nu we weten wat beide begrippen betekenen is het tijd om te kijken naar de verschillen. Zoals eerder benoemd, is administratie een overkoepelend concept, waar boekhouding een daal van uitmaakt. Hieronder hebben we andere belangrijke verschillen voor je op een rijtje gezet:
- Administratie is essentieel voor bedrijfsvoering, terwijl boekhouding vooral draait om wettelijke verantwoording en belastingzaken.
- Administratie wordt vaak gedaan door administratief medewerkers, terwijl boekhouding meestal wordt uitgevoerd door professionele boekhouders of accountants.
- Administratie wordt regelmatig bijgewerkt en bijgehouden, terwijl boekhouding meestal periodieke rapportages omvat, zoals maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse financiële overzichten.
- Administratie is niet verplicht, maar de Belastingdienst verplicht iedere ondernemer om een boekhouding bij te houden.
Hopelijk weet je nu de definitie van beide begrippen en de belangrijkste verschillen. Een nauwkeurige administratie en boekhouding zijn essentieel voor het succes en de wettelijke naleving van een bedrijf.
Wil je meer blogs lezen? Lees dan het verschil tussen een bouwkundig tekenaar en een technisch tekenaar of het verschil tussen bruto- en nettoloon.